Em escritórios de advocacia, o ritmo é ditado por prazos fatais, audiências e demandas simultâneas. Nesse cenário de alta voltagem, a proposta de documentar rotinas e enfrentar auditorias costuma ser recebida com certa resistência.

Este foi o desafio que encarei ao implantar a ISO 9001 em Martorelli Advogados.

Como responsável pela Qualidade, minha missão foi d𝒆𝒔𝒎𝒊𝒔𝒕𝒊𝒇𝒊𝒄𝒂𝒓 𝒂 𝒊𝒅𝒆𝒊𝒂 𝒅𝒆 𝒒𝒖𝒆 𝒂 𝒏𝒐𝒓𝒎𝒂 𝒆́ 𝒔𝒊𝒏𝒐̂𝒏𝒊𝒎𝒐 𝒅𝒆 𝒃𝒖𝒓𝒐𝒄𝒓𝒂𝒄𝒊𝒂 𝒊𝒎𝒐𝒃𝒊𝒍𝒊𝒛𝒂𝒅𝒐𝒓𝒂. Minha função é ser a guardiã da excelência, acompanhando de perto os processos das áreas certificadas e monitorando indicadores para garantir que a qualidade seja uma prática viva, e não apenas um selo na parede.

Um dos maiores obstáculos foi vencer a “cultura do artesanato”. É comum que advogados vejam seu trabalho como puramente intelectual e, portanto, impossível de padronizar. O desafio foi convencê-los de que formalizar o que já havia sido padronizado na operação não limita a criatividade; ao contrário, pereniza as informações e libera tempo para que se concentrem na estratégia jurídica.

Foi preciso um combate à “burocracia de papel”. Entendemos que, se o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) exigisse o preenchimento de inúmeros formulários manuais, ele estaria fadado ao fracasso. O segredo foi fazer a qualidade rodar “por trás” dos softwares jurídicos que a equipe já utiliza, tornando o processo fluido e, muitas vezes, quase imperceptível para quem opera na ponta.

Mapear um processo reduz a dependência da memória individual; quando práticas que viviam apenas na cabeça das pessoas ganham registro, a equipe passa a operar com previsibilidade. Assim, ausências ou aumento de volume não interrompem a operação, porque o conhecimento fica institucionalizado.

A certificação acabou revelando pontos cegos valiosos e fluxos que pareciam corretos apenas por nunca terem sido testados sob uma ótica técnica. Ao colocar tudo no papel, tornamos visíveis as oportunidades de melhoria que alimentam nosso ciclo de evolução contínua.

Todo esse processo me reafirmou que a organização é condição necessária para uma operação sustentável e de excelência.

Por Flavia Presgrave, Sócia de Martorelli Advogados